持っている道具がハンマーだけだと、すべてが釘のように見えるという古い格言があります。同様に、よく知っているアプリケーションが Excel だけである場合、最終的に次のように考えることになる可能性があります。
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持っている道具がハンマーだけだと、すべてが釘のように見えるという古い格言があります。同様に、よく知っているアプリケーションが Excel だけである場合、すべての作業をスプレッドシート、ワークブック、グラフの観点から考えることになる可能性があります。このアプローチは中小企業、クラブ、団体では機能するかもしれませんが、ビジネスが成長するにつれて、この 1 つのツールを使用してやりたいことすべてを行うことはできなくなっていることを認識しなければならない時点が来ます。
それが起こると、これはかなり苦痛な経験になる可能性があります。私は、中堅企業の財務責任者が、会社に関するすべてのデータを含む 1 つの巨大なワークブックを作成しようと何ヶ月も苦労しているのを見てきました。過去 5 年間と今後 6 年間の予測を行っています。取締役の給与を 2 年後に 6% 引き上げた場合、または 4 年目に売上高が 3% 増えた場合に、基本価格を 1.5% 引き下げた場合、収益はどうなるかを調べようとしています。確かに言えることは、彼らはまだすべての答えを持っていないということです。また、ワークブック内に 30 以上のシートがあり、ネットワーク上の別の場所にある他のワークブックへのリンクがあるため、このワークブックを正常に開くことができるのは 5 回に 3 回だけです。明らかに、ワークブックが大きすぎて、人間、コンピューター、会計士など誰でも簡単に理解できなくなりました。
このような状況に陥った場合は、自分が穴の中にいると認識し、穴を掘るのをやめてください。ほんの少し調整するだけで魔法のようにすべてがうまくいくなどと考えて、問題をさらに複雑にしないでください。おそらくそうではありません。立ち止まって、自分が何を達成しようとしているのかをよく考えてください。 「～のスプレッドシートが必要だ」と考えるのではなく、「何を知りたいか」と考えてください。次に、その目標を達成するために他に何を知る必要があるかを考えてみましょう。このリストが長すぎる場合は、管理可能な部分に分割し、各セクションを個別に処理します。
たとえば、目標を達成するために人件費を知る必要がある場合、その見出しの下に知る必要がある出力 (数値) を正確にリストし、それを目標として考え、その計算に必要な入力を計算します。ここで、スプレッドシートなどの非公式ツールで希望どおりの結果が得られるかどうかを考えてみましょう。簡単な計算を行うには便利かもしれませんが、データを移動したり、追加または削除したりしてワークブックを壊すのは非常に簡単です。あちこちのコラム。適切なデータベース システムにあるような、より正式なデータ構造を定義して操作すると、目標について考えるのに役立つ場合があります。現在知っているすべてのデータ、知る必要のあるすべてのデータ、およびあるデータから別のデータに移動する方法を事前に指定できれば、データベース スキーマを定義できます。これにより、データの入力と編集、および必要な答えを提供するデータのレポートの出力のためのユーザー インターフェイスを構築するための強固な基盤が得られます。 「Topsy のように成長した」巨大なスプレッドシートではないかもしれませんし、構築にはかなりの時間がかかるかもしれませんが、中規模の企業であれば、答えを提供できる可能性がより高いと思います。
